MAKALAH DIKLAT PEGAWAI “ PENGARUH DIKLAT PEGAWAI ”

BAB I

PENDAHULUAN

1.1 Latar Belakang

Seperti yang kita ketahui bersama negara-negara di dunia yang mengelilingi Indonesia terus dan akan selalu mengalami perubahan-perubahan seiring perkembangan zaman atau yang sering kita sebut era globalisasi. Hal ini tentu saja membuat kita seharusnya bercermin dari negara-negara yang telah maju untuk melakukan upaya-upaya perubahan yang tentunya akan memberikan dampak yang baik bagi masa depan negara kita. Sebagai aparatur negara yang baik kita harus mengikuti arus perubahan itu, apabila Indonesia ingin memanfaatkan kesempatan yang diciptakan oleh perubahan itu, dan bukan hanya menjadi sekedar penonton yang pasif.

Dengan meningkatkan kualitas profesionalisme aparatur pemerintah, kemajuan Indonesia dapat dicapai, termasuk di dalamnya pemberian pelayanan publik yang prima kepada masyarakatnya. Sebagaimana halnya di negara-negara sedang berkembang, tantangan untukmenggapai kondisi ideal tersebut selalu ada. Secara sepintas saja, kondisi geografis Indonesia yang archipelago state dengan 17.864 pulau, sudah menghadirkan permasalahan tersendiri terutama dalam memberikan pelayanan kepada mereka. Kondisi sulit ini kemudian ditambah dengan besamya populasi penduduk Indonesia sekitar 238 juta.

1.2 Tujuan Penulisan

Adapun tujuan penulisan makalah ini adalah:

1.      Mengetahui kondisi real manajemen sumber daya aparatur saat ini

2.      Mengetahui strategi apa yang harus dilakukan untuk meningkatkan kompetensi aparatur dalam menyelenggarakan pelayanan publik

3.      Mengetahui pengertian serta tujuan dan manfaat dari pelaksanaan pendidikan dan pelatihan bagi sumber daya aparatur (PNS)

BAB II

PEMBAHASAN

2.1 Pengertian Pendidikan dan Pelatihan (DIKLAT)

            Untuk mencapai daya guna dan hasil guna yang sebesar-besarnya, perlu diadakan pengaturan penyelenggaraan pendidikan dan pelatihan PNS . Pendidikan adalah suatu proses, teknik, dan metode belajar mengajar dengan maksud mentransfer suatu pengetahuan dari seseorang kepada orang lain melalui prosedur yang sistematis dan terorganisir yang berlangsung dalam jangka waktu yang relatif lama. Pendidikan menurut Pusat Bahasa Departemen Pendidikan Nasional adalah “Proses pengubahan sikap dan tata laku seseorang atau sekelompok orang dalam usaha mendewasakan manusia melalui upaya pengajaran dan pelatihan”.

            Sedangkan Pelatihan menurut buku yang sama adalah pendidikan untuk memperolah kemahiran atau kecakapan. Dalam beberapa literatur, istilah pendidikan dan pelatihan (DIKLAT) lebih dikenal sebagai training and development. Dengan demikian maka pengertian pelatihan dapat diartikan suatu proses belajar mengajar dengan menggunakan teknik dan metode tertentu, guna meningkatkan keahlian dan atau keterampilan seseorang atau sekelompok orang dalam menangani tugas dan fungsi melalui prosedur sistematis dan terorganisasi yang berlangsung dalam kurun waktu yang relatif singkat. Dengan demikian istilah diklat dalam tataran praktis dapat dimaknai sebagai pelatihan.

            Pendidikan dan pelatihan yang disingkat diklat terdiri dari dua kata yang mempunyai dua arti digabungkan menjadi satu sehingga mempunyai arti. Diklat pegawai negeri adalah upaya-upaya yang dilakukan bagi pegawai negeri untuk meningkatkan kepribadian, pengetahuan dan kemampuannya sesuai dengan tuntutan persyaratan jabatan dan pekerjaannya sebagai Pegawai Negeri kemudian dalam Peraturan Pemerintah Nomor 101 Tahun 2000 Pasal 1 ayat (1) dikatakan bahwa “Pendidikan dan pelatihan jabatan Pegawai Negeri Sipil adalah  proses penyelenggaraan belajar mengajar dalam rangka meningkatkan kemampuan Pegawai Negeri Sipil”.

            Selanjutnya dikatakan bahwa Diklat PNS merupakan proses “Transformasi kualitas sumber daya manusia aparatur negara” yang menyentuh 4 (empat) dimensi utama, yaitu:

a.       Dimensi spiritual

b.      Dimensi intelektual

c.       Dimensi mental

d.      Dimensi fisik

2.2 Perencanaan dan Identifikasi Kebutuhan Diklat

a. Perencanaan Diklat

Perencanaan akan kebutuhan pendidikan dan pelatihan Pegawai Negeri Sipil (PNS) merupakan salah satu kegiatan pembinaan dan pengembangan Pegawai Negeri Sipil yang berorientasi dan didasarkan pada :

·         Usaha peningkatan kompetensi jabatan dari seorang Pegawai Negeri Sipil

·         Pemenuhan kebutuhan akan pendidikan dan pelatihan serta perencanaan dalam rangka pembinaan dan pengembangan karier seorang Pegawai Negeri Sipil

·         Perencanaan dan penetapan peserta sesuai dengan standar kompetensinya, penentuan tujuan dan sasaran spesifik program pendidikan dan pelatihan, penentuan jenis dan jenjang diklat, agenda/jadwal pembelajaran, penyiapan dan penetapan widyaiswara, penyediaan sarana dan prasarana, rencana pembiayaan, surat keterangan diklat, evaluasi serta pelaporan pelaksanaan diklat.

Perencanaan kebutuhan akan Diklat dilaksanakan oleh unit-unit kerja yang terkait. Yang secara fungsional bertanggung jawab terhadap pembinaan dan pengembangan Kepegawaian, Dalam penyusunan rencana akan kebutuhan Diklat sebagaimana tersebut di atas perlu dilibatkan unit-unit kerja yang terkait, antara lain:

·         Atasan langsung (pimpinan Satuan Kerja)

·         Unit kerja yang secara fungsional bertanggung jawab dalam pengelolaan Diklat

·         Tim seleksi peserta diklat instansi (TSPDN)

·         Badan Pertimbangan Jabatan dan Kepangkatan

b. Identifikasi Kebutuhan Diklat

Identifikasi kebutuhan Diklat PNS dilakukan melalui analisa kebutuhan diklat yang dilakukan dengan:

·         Membandingkan kompetensi yang dipersyaratkan dalam jabatan dengan kompetensi yang dimiliki oleh PNS yang bersangkutan dalam rangka kelancaran pelaksanaan tugas umum pemerintahan, pelaksanaan pembangunan dan pemberdayaan kepada masyarakat

·         Mengungkapkan gambaran ketimpangan/kesenjangan kompetensi yang dimiliki oleh PNS pada umumnya dalam pelaksanaan tugas umum pemerintahan, pelaksanaan pembangunan dan pemberdayaan kepada masyarakat

·         Dasar untuk merancang program pendidikan pelatihan Pegawai Negeri Sipil sebagaimana yang diatur oleh Kepala Bdan Pendidikan dan pelatihan selaku Pembina Diklat.

Pentingnya analisis kebutuhan Diklat erat kaitannya dengan penyusunan program-program Pendidikan dan Pelatihan sesuai dengan kompetensi yang dibutuhkan oleh Pegawai Negeri Sipil. Kelancaran dan keberhasilan program pendidikan dan pelatihan sangat erat kaitannya dengan kegiatan analisis program pendidikan dan pealtihan yang dilakukan secara teliti. Hasil dari kegiatan identifikasi kebutuhan akan pendidikan dan pelatihan pegawai dapat digunakan untuk:

·         Mewujudkan tujuan organisasi secara efektif, efisien, dan ekonomis

·         Mengidentifikasikan kesenjangan antara keterampilan/kompetensi Pegawai Negeri Sipil dengan standar kompetensi yang diperlukan untuk melaksanakan tugas pokok dan fungsinya

·         Mengidentifikasikan kesenjangan kompetensi masa kini dengan kompetensi yang dibutuhkan untuk melaksanakan tugas-tugas di masa yang akan dating secara efektif dan efisien

·         Unit organisasi mana saja yang perlu dilakukan pengembangan pegawai

·         Mengantisipasi perubahan yang tidak menentu di masa yang akan dating

·         Analisis kebutuhan diklat ini apabila dilakukan dengan benar dan sungguh-sungguh maka akan menghasilkan:

·         Data, fakta tentang kompetensi yang diharapkan dengan kompetensi yang dimiliki oleh pegawai masa kini

2.3 Tujuan dan Sasaran Diklat

a.Tujuan Diklat

            Kebijakan pelaksanaan pendidikan dan pelatihan pegawai adalah kegiatan yang dilakukan untuk meningkatkan kompetensi Pegawai Negeri Sipil, baik teknis maupun operasional baik di bidang kognitif, apektif, maupun psikomotorik.

v Penyelenggaraan Diklat secara umum bertujuan untuk:

·         Meningkatkan pengabdian, mutu, keahlian, dan keterampilan

·         Menciptakan adanya pola berpikir yang sama

·         Menciptakan dan mengembangkan metode kerja yang baik

·         Membina karier Pegawai Negeri Sipil

v Secara khusus tujuan dari pendidikan dan pelatihan adalah:

·         Meningkatkan pengetahuan, keahlian, keterampilan, dna sikap mental untuk dapat melaksanakan tugas jabatan secara profesional dengan dilandasi kepribadian dan etika PNS sesuai dengan kebutuhan instansi maupun standar kompetensi jabatan yang dipersyaratkan untuk itu

·         Menciptakan aparatur yang mampu berperan sebagai teladan, pembaharu, dan perekat persatuan dan kesatuan bangsa

·         Memantapkan sikap dan semangat pengabdian yang berorientasi pada pemberian pelayanan prima, sebagai pengayom dan memberdayakan masyarakat.

·         Menciptakan kesamaan visi, misi, dan dinamika pola pikir dalam melaksnakan tugas umum pemerintahan, pelaksanaan pembangunan dan pemberdayaan kepada masyarakat demi terwujudnya pemerintahan yang bersih dan berwibawa.

v Secara rinci dengan dilaksanakannya program pendidikan dan pelatihan diharapkan akan menyentuh hal-hal sebagai berikut:

·         Produktivitas kerja

·         Efisiensi

·         Pemberian pelayanan

·         Potensi kepemimpinan

·         Kecelakaan kerja

b. Sasaran Diklat

Sasaran dilaksanakannya Pendidikan dan Pelatihan Pegawai Negeri Sipil adalah terwujudnya Aparatur pemerintah yang memiliki kemampuan atau karakteristik yang dimiliki aparat yang meliputi pengetahuan, keterampilan, dan sikap perilaku yang diperlukan berdasarkan kompetensi tugas dan jabatan yang akan diembannya. Untuk selanjutnya sasaran lainnya dari pendidikan dan pelatihan adalah memastikan bahwa organisasi mempunyai orang-orang yang berkualitas untuk memperlancar pencapaian tujuan organisasi serta untuk meningkatkan kinerja individu, kelompok maupun organisasi. Sasaran tersebut dapat dicapai dengan memastikan bahwa setiap orang dalam organisasi memiliki pengetahuan keterampilan yang memadai dalam mencapai kemampuan yang dibutuhkan dan dipersyaratkan untuk melaksanakan pekerjaannya secara efektif dan efisien.

2.4 Jenis dan Jenjang Diklat  

Jenis pendidikan dan pelatihan pegawai negeri sipil terdiri dari:

a.       Pendidikan dan pelatihan Pra Jabatan yang diperuntukkan bagi seluruh Calon Pegawai Negeri Spil

b.      Pendidikan dan Pelatihan dalam jabatan, yang tersiri dari :

a)      Pendidikan dan pelatihan Kepemimpinan (Diklat Pim)

b)      Pendidikan dan pelatihan Fungsional

c)      Pendidikan dan pelatihan Teknis

Diklat prajabatan

Adapun pendidikan dan pelatihan prajabatan terdiri dari:

1.      Diklat Prajabatan Golongan I untuk mejadi PNS golongan I

2.      Diklat Prajabatan Golongan II untuk diangkat menjadi PNS golongan II

3.      Diklat Prajabatan Golongan III untuk diangkat menjadi PNS golongan III

Diklat dalam jabatan

A.       Diklat Kepemimpinan

Pendidikan dan pelatihan Kepemimpinan yang selajutnya disebut Diklat Pim dilaksanakan untuk mencapai persyaratan kompetensi kepemimpinan aparatur pemerintah yang sesuai dengan jenjangnya. Peserta Diklat Pim adalah Pegawai Negeri Sipil yang akan atau telah menduduki jabatan struktural dan atau memenuhi persyaratan dan dipersiapkan untuk menjadi pejabat struktural.

Diklat Pim terdiri dari:

a.          Diklat Pim Tk IV adalah diklat Pim untuk jabatan struktural eselon IV

b.         Diklat Pim Tk III adalah untuk jabatan struktural eselon III

c.          Diklat Pim Tk II adalah Diklat untuk jabatan struktural eselon II

d.         Diklat Pim Tk I adalah Diklatuntuk jabatan struktural eselon I

B.        Diklat Fungsional

Diklat Fungsional adalah Pendidikan dan Pelatihan Pegawai Negeri Sipil yang diperuntukkan bagi pejabat atau calon pejabat fungsional. Diklat ini dilaksanakan untuk mencapai persyaratan kompetensi yang sesuai dengan jenis dan jenjang jabatan fungsional masing-masing yang ditetapkan oleh instansi pembina jabatan fungsional yang bersangkutan.

C.        Diklat Teknis

Pendidikan dan Pelatihan teknis dilaksanakan untuk mencapai persyaratan kompetensi teknis yang diperlukan untuk pelaksanaan tugas-tugas Pegawai Negeri Sipil. Pendidikan dan Pelatihan Teknis tersebut di atas dapat pula dilaksanakan secara berjenjang. Jenis jenjang pendidikan dan pelatihan Teknis ditetapkan oleh instansi yang bersangkutan.

2.5 Strategi Penyelenggaraan Diklat

                  Setiap lembaga penyelenggara Diklat harus memiliki kompetensi diklat dalam arti berkemampuan menempa sumber daya manusia aparatur (PNS) untuk memiliki kompetensi jabatan PNS tertentu termasuk di bidang pelayanan publik. Melalui strategi-strategi pembinaan yang diuraikan di atas terutama melalui strategi quality assurance atau jaminan kualitas, setiap lembaga Diklat memiliki kompetensi lembaga Diklat yang diwujudkan melalui penerapan sistem penyelenggaraan diklat yang memperhatikan kualitas tiga unsur utama yakni masukan, proses, dan keluaran diklat yang diuraikan berikut ini :

a. Masukan Diklat

Masukan diklat adalah peserta diklat yang karena jabatannya (struktural, fungsional dan fungsional umum) dipersyaratkan mengikuti diklat untuk memenuhi standar kompetensi jabatannya; ditugaskan oleh pejabat yang berwenang setelah lebih dahulu mendapat pertimbangan Baperjakat. Untuk Seleksi peserta diklat kepemimpinan, LAN telah mengeluarkan Surat Keputusan Kepala LAN Nomor 1 Tahun 2004 tentang Tim Seleksi Peserta Diklat Instansi Untuk Diklat Kepemimpinan, yang tujuannya mengatur keikutsertaan peserta dalam Diklatpim agar yang terjaring sudah sesuai dengan kebutuhan instansi. Untuk keikutsertaan peserta dalam diklat lainnya, tanggung jawab berada pada Pembina Kepegawaian atau Baperjakat instansi masing-masing.

b. Proses Diklat

Masukan diklat yang tepat, tidak akan berarti banyak apabila unsur-unsur yang memprosesnya kurang maksimal. Oleh karena itu, setiap penyelengara diklat perlu memperhatikan kualitas unsur-unsur yang memproses masukan diklat tersebut. Unsur-unsur yang memproses masukan diklat itu meliputi empat bagian besar, yakni: kelembagaan diklat, program diklat, SDM penyelenggara diklat, dan widyaiswara. Untuk memastikan bahwa keempat unsur tersebut berada pada kondisi maksimal dalam memproses masukan diklat, maka diperlukan akreditasi dan sertifikasi. Terkait dengan pelaksanaan akreditasi itu, Lembaga Administrasi Negara sebagai instansi pembina diklat telah menerbitkan Pedoman Akreditasi dan Sertifikasi Lembaga Diklat sebagaimana yang diatur dalam keputusan kepala LAN Nomor 194/XIII/ 10/6/2001.

c. Keluaran Diklat

Setelah melalui Seleksi Calon Peserta Diklat di instansi masing-masing sesuai yang dipersyaratkan, kemudian mengikuti proses diklat pada lembaga diklat yang keempat unsur-unsurnya telah terakreditasi, pada akhirnya akan dihasilkan keluaran diklat yang memiliki kompetensi sesuai persyaratan jabatannya. Setelah selesainya penyelenggaraan suatu diklat, proses diklat sebenarnya belum berakhir. Lembaga diklat masih harus memantau kinerja lulusannya dalam bentuk evaluasi pasca diklat yang tujuannya untuk mengetahui sejauh mana efektifitas kompetensi yang telah dimiliki oleh peserta tadi, dapat dimanfaatkan dalam tempat

kerjanya. Jika terbukti bahwa yang bersangkutan sudah kompeten melakukan tugas-tugasnya,

maka barulah diklat dapat dikatakan berhasil. Tetapi jika ternyata tugas-tugas belum dapat dilaksanakan dengan baik yang disebabkan karena kekurangkompetensiannya, maka PNS yang bersangkutan perlu di-retraining atau dilatih ulang.

BAB III

PENUTUP

3.1 Kesimpulan

Untuk memenuhi kebutuhan masyarakat akan pelayanan publik yang berkualitas yang kian hari kian kompleks, negara membutuhkan sumber daya manusia aparatur yang profesional. Idealnya, kebutuhan tersebut dilakukan secara komprehensif mulai dari perencanaan, pengadaan, penempatan, pengembangan pegawai, penilaian kinerja, promosi, pendidikan dan pelatihan, kompensasi, renumerasi, terminasi dan penerapan peraturan disiplin pegawai. Khusus mengenai strategi yang ditempuh melalui pendidikan dan pelatihan, terdapat dua strategi yang perlu ditata secara sinergis, yakni pembinaan dan penyelenggaraan.

Untuk pembinaan, Peraturan Pemerintah Nomor 101 Tahun 2000 tentang Diklat Jabatan PNS mengamanahkan LAN sebagai instansi pembina diklat untuk menerapkan diklat berbasis kompetensi. Artinya, penyelenggaraan diklat diarahkan untuk mengisi kompetensi peserta sesuai yang dipersyaratkan oleh jabatannya, sehingga PNS bersangkutan wajib mengikuti diklat yang tujuan pembelajarannya membangun kompetensi tersebut. Di samping itu, bentuk pembinaan lainnya juga diterapkan secara simultan, seperti desentralisasi penyelenggaraan diklat, optimalisasi kontrol bersama terhadap kompetensi, penerapan totalquality management.

Untuk penyelenggaraan, melalui strategi tersebut akan terbangun kompetensi lembaga diklat yang menggunakan pendekatan input-proses-output sebagai basis utama sistem tersebut. Jika kompetensi ini dimiliki oleh 33 Lembaga Diklat Provinsi, 176 Lembaga Diklat Pemerintah Pusat, 454 Lembaga Diklat Pemerintah Kabupaten dan 99 Lembaga Diklat Pemerintah Kota, maka kompetensi aparatur dapat terbangun secara meluas dan merata di seluruh jajaran PNS baik pusat maupun daerah. Dengan bekal kompetensi tersebut, diharapkan kinerja pelayanan dapat lebih menjadi optimal.

Namun, peningkatan kompetensi yang diperoleh melalui dua strategis di atas tidaklah otomatis berarti terjadi peningkatan kinerja, karena selain kompetensi tidak identik dengan kinerja, juga unsur manajemen lainnya memang belum tersentuh. Sementara itu, untuk mengubah kompetensi menjadi kinerja diperlukan media lain seperti budaya kerja, alat kerja, motivasi, bakat, dan kesejahteraan.

DAFTAR PUSTAKA

https://docs.google.com/document/d/148hFqA8ylHF_0T__ftTygHpbEGm9KNyMV94PVMNs16Q/edit?pli=1

http://www.rider-system.net/2011/10/pendidikan-dan-pelatihan-bagi-pegawai.html

http://id.wikipedia.org/wiki/Diklat_prajabatan

http://www.bkn.go.id/peraturan/pedoman/pedoman-pegawai/pegawai-d

MAKALAH MANAJEMEN PERKANTORAN “PENGERTIAN DAN PRINSIP-PRINSIP PERKANTORAN”

BAB I

PENDAHULUAN

1. Pendahuluan

Kalau kita mendengar istilah Manajemen Perkantoran Modern, pastilah kita memikirkan sesuatu tempat dalam sebuah ruangan yang berisi meja, kursi yang dilengkapi dengan perlengkapan serba canggih masa kini. Di balik meja yang rapi dan bersih duduk seorang yang berdasi di depannya terpampang beberapa alat dukung seperti: telepon, Laptop yang standby dengan monitor terbuka dan berisi fitur-fitur canggih yang melambangkan dunia maya dan seterusnya dan seterusnya. Itulah gambaran awal kita ketika membaca atau mendengar kata “Manajemen Perkantoran Modern”. Sepakat ? Manajemen perkantoran modern adalah suatu cara tata kelola dalam dunia perkantoran itu sendiri. Mengapa demikian karena kita saat ini dan seterusnya dihadapkan pada tata kelola yang semakin rumit dan memerlukan sumber daya manusia yang up to date…..Oleh karena itu Manajemen Perkantoran dapat dikatakan sebagai upaya penjurusan dan pengawasan dari sebuah kantor untuk mencapai tujuannya yang khusus dengan cara yang sehemat-hematnya. Peralatan yang canggih tentu bertujuan untuk  efektifitas dan efesiensi atau hemat dalam segalanya. Dari Manajemen Perkantoran dapat kita mengetahui fungsi kantor dalam birokrasi kepemerinatahan, dalam perusahaan,  pengertian kantor, aspek-aspek manajemen perkantoran, tugas seorang manajemen perkantoran serta pengawasannya. Dalam hal ini seorang kepala kantor haruslah orang yang mempunyai keahlian manajemen yang didukung oleh latar belakang Sumber Daya manusia yang mumpuni baik dari segi: pendidikan, kepribadian, pengalaman, integritas atau bakat seseorang aebagai manajer atau sebagai pejabat disebuah kantor yang dipimpinnya.

2. Rumusan Masalah

Adapun rumusan masalah dalam makalah kami ini adalah sebagai berikut.
1. Apa yang dimaksud dengan pengertian kantor ?

2. Apa yang dimaksud dengan manajemen perkantoran?

3. Apa yang dimaksud dengan perkantoran modern?

4. Apa yang dimaksud dengan prinsip-prinsip perkantoran modern?

3. Tujuan

Adapun tujuan dari makalah saya ini adalah sebagai berikut :

1. Agar mahasiswa dapat mengetahui apa yang dimaksud dengan pengertian kantor ?
2. Agar mahasiswa dapat mengetahui apa yang dimaksud dengan manajemen perkantoran?\
3. Agar mahasiswa dapat mengetahui apa yang dimaksud dengan perkantoran modern?
4. Agar mahasiswa dapat mengetahui apa yang dimaksud dengan prinsip-prinsip perkantoran modern

BAB II

PEMBAHASAN

1. Pengertian Kantor

Perkantoran kantor berasal dari kata bahasa Belanda “kantoor” dan sering dipadankan dengan perkataan “Office” yang berasal dari bahasa Inggris. Prajudi (1976:60) telah menjelaskan pengertian kantor yang bisa berarti:

1. Ruang atau kamar kerja, atau ruang tulis
2. Markas, atau ruang (kompleks) di mana seorang pengusaha beserta stafnya menjalankan stafnya menjalankan aktivitas-aktivitas pokoknya.
3. Biro atau tempat kedudukan pimpinan dari suatu administrasi.
4. Instansi, badan, jawatan, perusahaan.

Sedang perkataan bahasa Inggris “Office” dapat berarti:

1. Kewajiban, tugas, fungsi (duty, task function).
2. Jabatan (tenure of official position).
3. Markas tau ruang di mana seorang pengusaha dan stafnya menjalankan aktivitas usaha pokoknya (quarters, or staff or collective authority of company, government department, etc.)
4. Jasa pelayanan (service, kind help)
5. Tugas pekerjaan, komposisi dari urusan-urusan tertentu (the work which it is some body’s duty to do, work, and duties)
6. Tempat, gedung, yang dipakai sebagai pusat kerja tata usaha (place building, rooms, of bussiness and clerical works).

Dari berbagai pengertian perkataan “kantor” dan perkataan “office” seperti tersebut di atas, yang kemudian berkembang di Indonesia dengan perkataan kantor adalah lebih diartikan  sebagai tempat atau ruangan dan proses kegiatan penanganan data/informasi. Dalam hubungan ini yang dimaksud dengan penanganan adalah pengumpulan, pencatatan, pengolahan, penyimpanan dan pendistribusian atau penyimpanan data/informasi. Dengan demikian pengertian kantor dapat dirumuskan sebagai berikut:

1. Tempat atau ruangan penyelenggaraan kegiatan pengumpulan, pencatatan, pengolahan, penyimpanan dan pendistribusian atau penyampaian data/informasi.
2. Proses penyelenggaraan kegiatan pengumpulan, pencatatan, pengolahan, penyimpanan dan pendistribusian/penyampaian data/informasi.

Disamping pengertian kantor dalam arti tempat atau ruangan dan kantor dalam arti proses seperti tersebut di atas, kantor juga sering diartikan ssebagai sarana pemusatan kegiatan-kegiatan yang bersifat administrative atau tepatnya kegiatan-kegiatan yang bersifat manajerial  dan fasilitatif. Contoh: Kegiatan pokok Departemen Dalam Negeri tentunya berlangsung di mana-mana di seluruh pelosok Indonesia, akan tetapi kalau seseorang menanyakan “Departemen Dalam Negeri?” jawaban yang diberikan adalah tempat (kantor) berkumpulnya pejabat dan staf serta segenap pegawai setiap hari melakukan kegiatan-kegiatan yang sifatnya admninistratif.

Jadi jelas dari pengertian di atas bisa dipahami bahwa pengertian kantor bisa berarti tempat, ini yang biasa disebut dalam arti statis. Kantor juga bisa dalam arti proses, ini yang biasa disebut dalam arti dinamis. Kantor juga dalam arti sarana, ini yang biasa disebut dalam arti fungsional. Akan tetapi dalam arti yang manapun, sasaran utama dalam kegiatan kantor adalah penangan data/informasi. Untuk penanganan data/informasi ini jelas diperlukan bangunan atau ruangan, orang-orang atau pegawai yang menyelenggarakan, biaya serta tata laksana kerja.

2. Manajemen Perkantoran

Sebagaimana kegiatan-kegiatan lainnya kegiatan perkantoran perlu direncanakan, diorganisasikan, dogerakkan semua sumber daya yang terlibat atau dilibatkan, perlu diawasi serta dikendalikan sebagik-baiknya. Dalam terminologi tidak selalu para ahli memberikan rumusan yang sama.

The Liang Gie (1995:2-4) mengutip beberapa perumusan pengertian manajemen perkantoran dari para ahli, antara lain sebagai berikut:

Arthur Grager “Office management is the function of administering the commonication and record service of an organization” (Manajemen Perkantoran adalah fungsi tata penyelenggaraan terhadap komonikasi dan pelayanan waktu dan suatu organisasi)

William Leffingwell & Edwin Robinson “Office management as e function, is the branch of the art and science of management which is concerned with the effecient performance of office work, whenever and wherever that work is to be done” (Manajemen perkantoran sebagai sesuatu fungsi adalah cabang dari seni dan ilmu manajemen yang berkenaan dengan pelaksanaan pekerjaan perkantoran itu harus dilakukan).

Hal Nourse “It seems to me that office management in the broather sense might embrance, not only the generally accepted service function, but also the arise og functional control administrative direction of most clerical and paperwork”. (manajemen perkantoran dalam arti lebih luas dapat mencakup tidak hanya fungsi-fungsi pelayanan perkantoran yang telah diterima pada umumnya, melainkan juga bidang-bidang mengenai kontrol fungsional dan pengarahan administratif terhadap kebanyakan pekerjaan kertas dan tulis).

George Terry “Office management can be defined as the planning can defined as the planning, controlling, and organizing of office work, and actuating those performing is so as to achieve the predetermined objective it deals with the life cycle of bussiness information, and retention, if of permanent value, of destuction if absolute. (Manajemen perkantoran dapat

didefinisikan sebagai perencanaan, pengendalian, dan pengorganisasian pekerjaan perkantoran,

serta menggerakkan mereka yang melaksanakannya agar mencapai tujuan-tujuan yang telah ditentukan terlebih dahulu ini bersangkut paut dengan peredaran hidup data dan keterangan perusahaan dari sejak penciptaannya melalui pemeliharaan, penyebaran dan penyimpanannya kalau memiliki nilai tetap atau pemusnahannya kalu usang).

Setelah mengemukakan rumusan dari beberapa ahli, The Liang Gie kemudian mengemukakan rumusannya mengenai manajemen perkantoran.

Dia mengatakan:

Pada pokoknya manajemen perkantoran modern merupakan rangkaian aktivitas merencanakan, mengorganisasikan (mengatur dan menyusun), mengarahkan (memberikan arah dan petunjuk), mengawasi, dan mengendalikan (melakukan kontrol) sampai menyelenggarakan secara tertib sesuatu hal. Hal atau sasaran yang terkena oleh rangkaian kegiatan itu pada umumnya ialah office work (pekerjaan perkantoran)”.

Dari berbagai rumusan mengenai manajemen perkantoran, jelas yang terkandung di dalambya meliputi rangkaian kegiatan:

• Tata penyelenggaraan;
• Pelaksanaan secara efesien;
• Pengendalian, pengawasan dan pengarahan
• Perencanaan, pengendalian, pengorganisasian, dan penggerakan.

Oleh karena itu, secara ringkas manajemen perkantoran sebagai cabang seni dan ilmu manajemen dapat dirumuskan pengertiannya sebagai rangkaian kegiatan perencanaan, pengorganisasian, penggerakan, dan pengawasan serta pengendalian pekerjaan-pekerjaan perkantoran.

Namun demikian, perlu kita perlu sadari bahwa cakupan kegiatan perkantoran tidak hanya kegiatan perkantoran tersebut, antara lain misalnya mengenai pegawai kantor, biaya perkantoran, prosedur dan metode perkantoran, serta lain-lain.

Perkantoran administrasi dan manajemen umumnya dianggap sebagai kata-kata sepadan, hal itu misalnya hal itu ditegaskan oleh salah satu terbitan Perserikatan Bangsa-Bangsa  (PBB) sebagai berikut:

The terms Adminsitration and Management are more being used synonymously. While the terms administration has been applied more to the counduct of public affairs and the terms manajement more to thet off bussiness interprise, there has been tedency in recent is recent time for management to be use to a grater degree in public affairs”

(Istilah-istilah Administrasi dan manajemen makin lama makin banyak digunakan secara satu arti. Walaupun istilah Administrasi telah diteranpkan lebih banyak bagi tindakan dalam urusan-urusan negara dan istilah manajemen lebih banyak pada urusan-urusan perusahaan, pada waktu akhir-akhir ini terdapat kecendrungan untuk manajemen dipergunakan dalam derajat yang luas bagi unsur-unsur negara) Konsepsi tata usaha sebagai pekerjaan perkantoran yang intinya adalah tugas pelayanan merupakan rangkaian yang terdiri dari 6 (enam) aktivitas yaitu:

1. Menghimpun, yaitu kegiatan-kegiatan yang mencari dan mengusahakan tersedianya segala keterangan yang tadinya belum ada atau berserakan dimana-mana sehingga siap untuk dipergunakan bila diperlukan.
2. Mencatat, yaitu kegiatan yang berhubungan dengan berbagai peralatan tulis yang diperlukan sehingga terwujud tulisan yang mudah dibaca, dikirim dan disimpan, termasuk dengan alat rekam suara atau film di era modern.
3. Mengolah, yaitu bermacam-macam kegiatan mengerjakan keterangan-keterangan dengan maksud agar mudah untuk digunakan.
4. Mengganda, yaitu kegiatan memperbanyak dengan pelbagai cara dan alat sebanyak jumlah yang diperlukan.
5. Mengirim, yaitu kegiatan menyampaikan dengan berbagai cara dan alat dari satu pihak kepihak lain.
6. Menyimpan, yaitu kegiatan menaruh dengan berbagai  cara dan alat ditempat tertentu yang aman.

3. Perkantoran Modern

Kamus besar Bahasa Indonesia (2002) mengartikan perkataan modern dengan “terbaru” “mutakhir”, “sikap dan cara berfikir serta bertindak sesuai dengan tuntutan jaman”. Dalam hal kantor, maka sifat, sikap dan cara berfikir serta bertindak sebagaimana disebutkan dalam istilah modern adalah berkenaan dengan penanganan data/informasi. Perkantoran modern mempunyai ciri-ciri:

1. Memiliki bangunan dan tata ruang yang baik,
2. Menggunakan alat dan perlengkapan termasuk mebeler yang tepat,
3. Para pegawai dalam melaksanakan tugas-tugasnya berdisiplin profesional
4. Memiliki sikap dan cara berfikir serta bertindak sesuai dengan tuntutan jaman.
5. Mendayagunakan biaya, menerapkan tatalaksana yang demokratis, efektif, efesiensi, produktif, berkeadilan, dan perlakuan manusiawi.

Geoffry mills dkk (1990) menegaskan dalam bukunya “Modern Office Management” bahwa teknologi baru terus mengalami kemajuan, terutama dalam bidang “komonikasi dan pengelolaan data”

Kendala yang dihadapi oleh kantor-kantor pemerintah terutama sampai saat ini masih banyak kendala yang disebabkan oleh manajemen birokrasi di pemerintahan dalam hal biaya pengadaan barang-barang yang cenderung menghambat kemajuan kantor pemerintah itu sendiri,  terutama untuk kantor-kantor pemerintah di tingkat pedesaan yang masih sangat terpencil letaknya dukungan komputerisasi masih belum merata, belum lagi kendala SDM walau diakui kantor-kantor di wilayah perkotaan sudah mengarah ke sistem manajemen yang lebih baik, misalnya dalam pengelolaan data atau informasi sudah didukung dengan sistem pemrosesan data (electronic data processing) atau sering disebut dengan SIM (Sistem Informasi Manajemen), walau patut diakui juga belum sepenuhnya direalisasi kearah itu, namun sudah mengarah pada tahapan tersebut (Computer based system).

Keuntungan-keuntungan apabila kantor didukung dengan sistem komputerisasi adalah kecepatan, kecermatan, keterkinian komonikasi dan pemrosesan data. Namun dari berbagai pertimbangan, itu mungkin dapat dilakukan secara serentak atau simultan.

Kelemahan-kelemahan menggunakan komputersisasi adalah sebagai berikut:

1. Kerusakan salah satu alat sebagai salah satu komponen, atau kesalahan yang terjadi pada salah satu sub sistem akan mengganggu sistem secara keseluruhan.
2. Kesalahan dalam hal mengambil file induk untuk memasukkan data untuk disimpan, akan menyulitkan penemuannya kembali pada saat diperlukan, lebih-lebih data tersebut diperlukan sebagai dasar dalam pengambilan keputusan oleh pimpinan  akibatnya bila belum juga ditemukan akan menjadikan keputusan yang diambil menjadi tidak sempurna, dan dapat dibayangkan dampaknya mudah diperkirakan.
3. Terinfeksinya file-file penting oleh virus-virus akan sangat berpengaruh besar bagi proses pengambilan keputusan.

Semakin modern suatu kantor, sifat dan cakupan kegiatannya semakin menggelobal. Sehubungan dengan itu, semakin modern suatu kantor semakin banyak informasi yang dapat diakses, semakin besar pula peluang yang dapat dimanfaatkan untuk kepentingan organisasi atau instansinya. Akan tetapi sebaliknya, dari keuntungan tersebut di atas kantor modern perlu mewaspadai berbagai kemungkinan pengaruh negatif global yang bisa mengacaukan kegiatannya dalam pengelolaan  informasi.  Kita masih ingat korban virus yang terjadi pada pertenegahan Juli 2001 yang mengakibatkan korban  250.000 sistem di Amerika Serikat yang hanya dalam waktu 9 Jam. (Harian Kompas Kamis 20 September 2001. halaman: 2)

4. Prinsip-Prinsip Manajemen Perkantoran Modern

Kamus Besar Bahasa Indonesia (2002) menjelaskan bahwa prinsip sama dengan asas, yaitu kebenaran yang menjadi pokok dasar berpikir, bertindak. Fayol (dalam Komarruddin, 1981) menekankan bahwa penggunaan kata "prinsip" bukan hukumhukum abadi, tetapi hanya merupakan petunjuk praktis yang dapat digunakan apabila keadaan membutuhkannya. Kooritz (1972) mengatakan bahwa prinsip-prinsip manajemen adalah fleksibel, tidak mutlak, dan harus dapat digunakan tanpa memperhatikan perubahan dan keadaan tertentu. Keeling, et. All (1978) dalam bukunya Administrative Office Management, dengan mengacu pada William H. Leffingwell, mengatakan bahwa Lellingwell dipandang sebagai bapak manajemen kantor, adalah seorang penggagas pertama dengan menerapkan prinsip-prinsip manajemen ilmiah pada pekerjaan kantor. Bukunya Scientific Office Management yang diterbitkan pada tahun 1917 adalah mendahului dari semua studi modern dalam manajemen kantor. Kelima prinsip dan pekerjaan yang efektif diilustrasikan dalam gambar yang dimuat pada halaman 16 yang kemudian dikembangkan Keeling dan kawan-kawan. Prinsip-prinsip ini dapat dikaitkan dengan pas pada manajemen di semua pekerjaan.

Prinsip 1

Dapat dengan mudah manajer kantor harus merencanakan pekerjaan apa yang harus dikerjakan dan bagaimana, kapan dan di mana harus dikerjakan, dan oleh siapa harus dikerjakan.

Prinsip 2

Dengan memahami seluruh perencanaan kantor dan organisasi serta pengembangan produk, manajer tersebut dapat mengkoordinasikan upaya-upaya semua pegawai, mesin-mesin, dan informasi untuk memformulasikan jadwal kerja yang sesuai dengan perencanaan.

Prinsip 3 dan 4

Lebih jauh, prosedur dan sistem operasi yang tepat, praktik penyimpanan arsip, metode untuk melaksanakan rencana juga pengukuran, standar dan tata letak untuk melaksanakan pekerjaan harus dikembangkan secara efektif.

Prinsip 5

Mungkin yang paling penting, manajer kantor menseleksi, melatih, memotivasi, mengkompensasi dan meningkatkan pegawai untuk mempertahankan minat terhadap organisasi pada tingkat yang optimal. Berikut dapat Anda cermati kelima prinsip kerja perkantoran yang efektif yang diambil dari pendapat Leffingwell seperti tertera dalam gambar di bawah ini.

Perencanaan Untuk merencanakan secara benar, Anda harus tahu :	1. Pekerjaan apa yang harus dikerjakan; 2. Bagaimana pekerjaan dikerjakan; 3. Kapan pekerjaan dikerjakan; 4. Dimana pekerjaan dikerjakan; 5. Seberapa cepat pekerjaan dikerjakan.
Jadwal Pekerjaan harus dijadwal. Suatu jadwal menjadi efektif, harus di : ________________	1. Tentukan; 2. Selaraskan dengan jadwaljadwal lain; 3. Laksanakan, walaupun sulit; 4. Mungkinkah diselesaikan; 5. Pelihara secara baku.
Pelaksanaan Pekerjaan harus dilaksanakan ______________________	1. Secara terampil; 2. Secara teliti; 3. Secara cepat; 4. Tanpa upaya yang tidak perlu; 5. Tanpa ada keterlambatan yang tidak perlu.
Ukuran Pekerjaan yang dilaksanakan harus diukur _____________	1. Sesuai dengan potensi Anda; 2. Berdasarkan pada catatancatatan yang lalu,     oleh organisasi lain; 3. Berdasarkan kuantitas; 4. Berdasarkan kualitas.
Imbalan Jika Pekerjaan Anda diselesaikan secara efektif. Anda seharusnya diberi imbalan _______________________	1. Kondisi kerja yang baik; 2. Kesehatan; 3. Kebahagiaan; 4. Pengembangan diri; 5. Uang.

Komaruddin (1981) mengemukan sembilan prinsip manajemen perkantoran sebagai berikut:

1. Manajer kantor itu adalah seorang eksekutif yang harus membuat rencana, menyusun organisasi, dan melakukan pengawasan terhadap sebagian besar pekerjaan kantor yang harus dilaksanakan, serta memimpin para pegawai dalam melaksanakan tugas mereka. Manajemen tertinggi harus menyadari diri bahwa manajer kantor itu bukan seorang penyelia yang semata-mata hanya berurusan dengan ketatausahaan saja;
2. Tata ruang kantor harus direncanakan dengan ilmiah untuk menghindari gerakan yang tidak perlu (mubazir), keterlambatan, dan kesukaran untuk menggapai pekerjaan atau bahan-bahan;
3. Mesin-mesin dan perlengkapan-perlengkapan yang otomatis hendaknya dipergunakan apabila hasilnya ekonomis;
4. Kajian gerakan dan waktu (time and motion study) penyederhanaan kerja dan pengukuran kerja hendaknya diterapkan dalam pekerjaan kantor;
5. Sistem dan prosedur kantor harus dengan terus menerus diupayakan agar menjadi lebih efisien dan mengurangi biaya;
6. Sistem manajemen arsip/warkat yang diperbaiki harus dikembangkan sesuai dengan pengawasan formulir. Hal ini termasuk menghidangkan metode pengarsipan yang tidak efisien, penetapan jadwal pemusnahan arsip, perbaikan sistem penelusuran arsip, dan perencanaan perbaikan formulir kantor;
7. Hubungan kepegawaian yang lebih ilmiah harus dikembangkan melalui analisis pekerjaan, prgram Diklat, nasihat kepegawaian, dan panduan perintah;
8. Standar kualitas dan kuantitas pekerjaan kantor harus digunakan dan dikembangkan;
9. Kesadaran kerja, bersamaan dengan konsep dasar manajemen ilmiah dalam pekerjaan kantor hendaknya dikembangkan baik pada jiwa penyelia maupun pada sikap pegawai.

BAB III

PENUTUP

1. Kesimpulan

perkataan kantor adalah lebih diartikan  sebagai tempat atau ruangan dan proses kegiatan penanganan data/informasi. Dalam hubungan ini yang dimaksud dengan penanganan adalah pengumpulan, pencatatan, pengolahan, penyimpanan dan pendistribusian atau penyimpanan data/informasi. Dari berbagai rumusan mengenai manajemen perkantoran, jelas yang terkandung di dalambya meliputi rangkaian kegiatan: Tata penyelenggaraan; Pelaksanaan secara efesien; Pengendalian, pengawasan dan pengarahan Perencanaan, pengendalian, pengorganisasian, dan penggerakan.

2. Saran

Kami memberikan sarah kepada pembaca dari pihak manapun agar dapat memberikan kontribusi yang baik dalam makalah kami ini dan dapat diikuti atau diamalkan dalan kesehariannya. Amin……..!

REFERENSI

Akhyar A. 2010. Modul 1 Manajemen Perkantoran. Fakultas Keguruan Dan Ilmu Pendidikan Universitas Muhammadiyah Kendari.

http://www.pengertian-dan-prinsip2-perkantoran.com