BAB I
PENDAHULUAN
1.1 Latar Belakang
Ketika kinerja
pegawai mulai menurun,atau pegawai tidak lagi dapat memenuhi harapan
stakeholders, maka sudah saatnya bagi manajemen memikirkan bagaimana mengatasi
permasalahan tersebut. Menurunnya kinerja pegawai secara keseluruhan dapat
dikarenakan berkurangnya kuantitas pegawai, menurunnya motivasi pegawai atau
karena kurang atau tidak kompetennya pegawai itu sendiri. Bila penyebab utama
penurunan kinerja tersebut karena kurang atau tidak kompetensinya pegawai, maka
solusi terbaiknya adalah ‘pendidikan/pelatihan’. Namun pertanyaannya, pelatihan
seperti apa yang dapat meningkatkan kinerja para pegawai tersebut?
Banyak jenis
dan pendekatan pelatihan yang dapat dipilih perusahaan/organisasi untuk
meningkatkan kinerja perusahaan/organisasi tersebut, salah satunya adalah
pelatihan berbasis kompetensi. Dengan pelatihan berbasis kompetensi, organisasi
akan mendapatkan pegawai yang lebih produktif, kreatif dan memiliki motivasi
yang tinggi. Di sisi lain organisasi juga dapat melakukan efisiensi biaya
dengan membuat prioritas pengeluaran dana untuk mencapai hasil yang optimal.
Artikel ini akan membahas tentang pelatihan berbasis kompetensi, manfaat
pelatihan tersebut bagi individu pegawai maupun organisasi, serta bagaimana
mengembangkan pelatihan tersebut.
1.2 Rumusan Masalah
Adapun
rumusan masalah dalam laporan ini, yaitu : “ Kenapa kita perlu melaksanakan pelatihan
berbasis
kompetensi? ”
BAB II
PEMBAHASAN
2.1 PELATIHAN BERBASIS KOMPETENSI
a.
Pengertian pelatihan berbasis
kompetensi
Untuk memahami
pengertian Pelatihan Berbasis kompetensi terlebih dahulu kita perlu memahami
kata ‘kompetensi’ itu sendiri. Menurut Maliki (2013), kompetensi diartikan
sebagai seperangkat pengetahuan (knowledge), keahlian (skill), behaviors, attitutes dan
karakteristik-karakteristik yang dapat membedakan antara satu orang dengan
orang yang lain. Kompetensi dapat dibagi tiga, yaitu kompetensi fungsional (functional
competencies), kompetensi personal (personal competencies), dan
kompetensi bisnis (business competencies).
Kompetensi fungsional
berhubungan dengan pengetahuan dan keahlian teknis yang dibutuhkan oleh profesi
atau bidang tertentu, misalnya prinsip-prinsip akuntansi yang dibutuhkan oleh
profesi akuntan. Kompetensi personal adalah prilaku dan keahlian individu yang
diperlukan untuk menangani pekerjaan profesi seperti komunikasi. Kompetensi
bisnis berhubungan dengan kemampuan seseorang untuk melihat isu-isu atau
situasi-situasi dari persepektif bisnis seperti cara berpikir kritis dan
strategis.
Untuk suatu pekerjaan, kita
bisa mengidentifikasi kompetensi-kompetensi fungsional, personal, dan bisnis
yang dibutuhkan untuk kinerja yang lebih baik. Sekali kita dapat
mengidentifikasi, maka kompetensi-kompetensi tersebut dapat digunakan untuk
menyeleksi atau pengembangan pegawai. Seperti halnya interviu berbasis kinerja
yang dapat mengidentifikasi kandidat pegawai yang berkualifikasi, pelatihan
berbasis kompetensi juga dapat memberikan keyakinan bahwa pengembangan pegawai
yang telah dilakukan dapat secara langsung meningkatkan kinerja pegawai.
Sistem Pelatihan berbasis
kompetensi merupakan suatu pendekatan pelatihan yang diarahkan kepada hasil
yang spesifik dan terukur bagi pembelajar yang dilandasi oleh deskripsi
spesifik tentang performa kerja sesungguhnya. Sistem pelatihan tersebut tidak
hanya mengajarkan sesuatu tentang materi-materi pelatihan yang terkait dengan
kinerja suatu pekerjaan, akan tetapi juga bagaimana mengidentifikasi level
kompetensi yang dibutuhkan untuk level kinerja yang berbeda dalam suatu
fungsi tertentu. Sebagai contoh, system pelatihan
berbasis kinerja untuk bank yang besar harus dapat membedakan
kompetensi-kompetensi yang diperlukan untuk teller dan manajer kredit.
Dengan melihat kompetensi
yang diperlukan untuk level jabatan yang berbeda kita dapat memberikan pilihan
kepada para pegawai untuk menentukan tujuan pengembangan profesi yang mereka
inginkan. Sebagai contoh, seorang teller yang tujuan karirnya ingin menjadi
manajer cabang akan berusaha mengembangkan kompetensinya yang dibutuhkan untuk
jabatan tersebut.
Yang lebih penting lagi,
pelatihan berbasis kompetensi akan lebih memberikan banyak praktik dari pada
teori, sehingga para peserta diklat akan menjadi terampil dan mahir menguasai
bidang yang dipilihnya (Witoyo, 2008) dan sesuai dengan kebutuhan perusahaan di
mana mereka bekerja dan juga sesuai dengan tuntutan standard yang berlaku untuk
jabatan yang ditempatinya.
b. Kenapa
Kita Butuh Pelatihan Berbasis Kompetensi?
Maliki (2013) menyatakan bahwa kebutuhan akan
pelatihan berbasis kompetensi bagi pegawai dikarenakan alasan-alasan sebagai
berikut:
1.
Kebutuhan atau tuntutan bisnis, misalnya
untuk meningkatkan kepuasan pelanggan, meningkatkan kualitas produk, memperluas
pemasaran, dan sebagainya.
2.
Untuk meningkatkan atau mengubah kinerja
pegawai, seperti meningkatkan pemahaman pegawai akan proses bisnis yang ada di
perusahaan/organisasi.
3.
Untuk memperoleh pengetahuan atau
keterampilan (skill) yang baru.
4.
Menyesuaikan diri dengan perubahan yang
terjadi di lingkungan bisnis.
c. Manfaat Pelatihan Berbasis Kompetensi
Pelatihan Berbasis
Kompetensi sangat bermanfaat tidak hanya bagi organisasi, tetapi juga bagi
pegawai itu sendiri. Bagi organisasi pelatihan berbasis kompetensi memberikan
keuntungan-keuntungan sebagai berikut:
1.
mengembangkan pegawai lebih efisien dan,
efektif, serta dapat meningkatkan produktivitas.
2.
memperoleh tingkat kompetensi pegawai yang
lebih tinggi dengan cara yang lebih efisien.
3.
mengurangi biaya operasi yang tidak
semestinya yang diakibatkan kinerja buruk atau komunikasi yang salah dalam
suatu pekerjaan.
4.
meningkatkan komunikasi antara pegawai dan
manajemen.
5.
meningkatkan mobilitas pegawai dan membuat
organisasi dapat memperbesar dan memfleksibelkan kegiatannya.
6.
menetapkan standard kerja untuk menilai
kinerja pegawai.
7.
merencanakan pengembangan dan promosi pegawai
dengan baik, dan sebagainya.
Di
sisi lain bagi pegawai pelatihan berbasis kinerja akan memberi manfaat sebagai
berikut:
1.
dapat membuat keputusan yang lebih baik dan
bekerja lebih efektif.
2.
memperoleh gambaran menyeluruh tentang
strategi tim, departemen atau organisasi, dan oleh karenanya akan meningkatkan
motivasi pegawai.
3.
dapat menjadi lebih proaktif dalam
menjalankan perannya dengan mempelajari kompetensi tambahan yang memberi nilai
tambah bagi dirinya dan organisasi.
4.
memperoleh arahan yang jelas bagaimana
mempelajari suatu keahlian untuk pekerjaan baru.
5.
meningkatkan kepuasan pegawai, dan
sebagainya.
2.2 MENGEMBANGKAN PELATIHAN BERBASIS KOMPETENSI
Untuk mengembangkan
pelatihan berbasis kompetensi kita perlu melakukan analisis keahlian-keahlian
(skills) yang dibutuhkan oleh suatu jabatan. Untuk ini kita harus melihat
setiap uraian tugas di dalam organisasi dan menjawab pertanyaan-pertanyaan
berikut:
1.
Pengetahuan dan keahlian apa yang dibutuhkan
untuk melaksanakan jabatan tersebut?
2.
Level kompetensi apa yang diperlukan untuk
melaksanakan tugas-tugas pada jabatan tersebut?
Sekali
kompetensi-kompetensi yang diperlukan telah dapat didefinisikan dengan baik,
maka pelatihan dapat diorganisir guna memenuhi kinerja disegala level jabatan,
dari level yang baru masuk (level terendah) hingga level manajemen yang lebih
tinggi. Berikut tahapan-tahapan yang perlu dilakukan dalam merancang
pengembangan pelatihan berbasis kompetensi.
a. Menilai kompetensi pegawai
Sekali organisasi telah
berhasil mendifinisikan kompetensi yang diperlukan untuk suatu pekerjaan atau
jabatan tertentu, sangat mungkin bagi pegawai itu sendiri dan pihak lain yang
terkait untuk menilai apakah kompetensi pegawai telah sesuai dengan kebutuhan organisasi,
baik kebutuhan masa kini maupun masa yang akan datang. Penilaian kompetensi
pegawai ini dapat dilakukan dengan cara-cara berikut:
1)
Penilaian sendiri (Self-assessment)
Dengan metode penilaian
sendiri, dibutuhkan adanya indikator-indikator prilaku yang dapat digunakan
sebagai standar untuk menilai performance tingkat kompetensi atau penguasaan
untuk jabatan atau fungsi tertentu. Di sini penilaian performance menggunakan tingkat
sekala yang umum seperti skala lima level atau sekala mulai dari tidak pernah
hingga selalu. Hasil penilaian tersebut akan dikompilasi dan dibuatkan
laporannya, di mana laporan tersebut memuat hasil-hasil penilaian semua
kompetensi, menjelaskan kekuatan-kekuatan yang dimiliki pegawai dan juga
kompetensi-kompetensi pegawai yang kiranya memerlukan peningkatan. Informasi
yang ada dalam laporan ini selanjutnya akan digunakan untuk pertimbangan
pengembangan rencana pelatihan pegawai.
2)
Penilaian berbagai sumber / 360 derajat
Cara multi-source atau
umpan balik 360 derajat hampir mirip dengan self-assessment process kecuali
jumlah penilai (evaluator), di mana metode ini memerlukan lebih dari satu
penilai. Cara ini paling tidak memasukkan unsur penilaian pegawai sejawat dan
atasan mereka, dan dapat juga dimasukkan penilaian dari pihak-pihak kepada
siapa pegawai berinteraksi (anggota tim, klien, dan sebagainya).
3)
Penilaian melalui metode lainnya
Penilaian kompetensi dapat
dilakukan melalui berbagai metode, termasuk metode-metode yang biasanya
digunakan pada proses seleksi seperti: interviu prilaku berbasis kompetensi (competency-based
behavioural interviews), in-baskets, role-plays and simulations, track record /
portfolio reviews,dan sebagainya. Selain itu, penilaian formal sering
dimasukkan sebagai komponen program pengembangan pegawai yang bertujuan menilai
keahlian atau kompetensi dasar yang dimiliki pegawai yang akan mengikuti
program diklat, progres selama mengikuti diklat atau tingkat
kesuksesan mereka diakhir program diklat.
b. Perencanaan pelatihan untuk individu
pegawai
Organisasi perlu mendukung
para pegawainya untuk meningkatkan pengetahuan dan keterampilan mereka dengan
cara menyediakan sumber-sumber pembelajaran seperti: katalog-katalog untuk
belajar yang disusun berdasarkan kompetensi. Selain itu juga disediakan
berbagai pilihan jenis pembelajaran seperti: on-the-job assignments /
activities, books and written reference material, courses / workshops /
conferences, videos / DVDs; e-learning; dan sebagainya. Manakala hal
tersebut belum memadai, maka dapat dilakukan dengan cara memberikan
pelatihan-pelatihan.
Dalam membuat perencanaan
pelatihan, pertama yang harus dilakukan organisasi adalah memahami terlebih
dahulu kekuatan-keuatan dan kelemahan pegawai serta area-area apa yang akan
dikembangkan organisasi. Dengan dipahaminya kondisi pegawai dan kebutuhan akan
kompetensi yang dibutuhkan sebagai konsekuensi pengembangan area-area di dalam
organisasi, maka akan memudahkan organisasi untuk membuat perencanaan pelatihan
pegawai sesuai dengan kebutuhan organisasi. Oleh karena itu organisasi perlu
membuat laporan keseluruhan tentang gap kompetensi.
Dalam laporan
tersebut, gap kompetensi yang disyaratkan bagi
individu-individu akan digabungkan, sehingga akan diketahui gap secara
keseluruhan (gap organisasi). Selanjutnya, atas dasar laporan
tersebut diambil suatu keputusan untuk menutup gap organisasi, tentunya dengan
memperhatikan juga efisiensi dan efektifitas biaya yang dikeluarkan, misalnya
mungkin lebih baik mengadakan in-house training dari pada training atau
konferensi yang diselenggarakan pihak ke tiga, bila pegawai yang dikirim cukup
banyak. Dengan demikian biaya yang akan dikeluarkan dapat lebih sedikit, akan
tetapi hasilnya bisa maksimal.
Langkah selanjutnya adalah
merancang kurikulum dan program-program pengembangan untuk memenuhi persyaratan
kompetensi tersebut. Sebagai tambahan, kurikulum dapat dikembangkan dalam
bentuk modul-modul berdasarkan kompetensi, sehingga membuat organisasi dengan cepat
mengatur program belajar yang akan dirancang secara khusus untuk menutup gap-gap organisasi
.
c. Melaksanakan pengembangan berbasis
kompetensi
Organisasi umumnya
melaksanakan program-program pengembangan pegawai berbasis kompetensi secara
komprehensif pada area-area yang sangat yang memerlukan perbaikan. Namun
demikian cara pelaksanaan program pengembangan bisa berbeda-beda melalui
kegiatan atau aktivitas yang dapat pengembangan keahlian dan kompetensi
pegawai. Kegiatan atau aktivitas tersebut antara lain adalah:
·
membuat kegiatan-kegiatan belajar di dalam
kelas secara formal (off the job training);
·
memberi tugas-tugas pekerjaan yang
di-coaching oleh atasannya atau seniornya (on the job training); atau
·
belajar sendiri dari sumber-sumber
pembelajaran yang tersedia di organisasi.
Agar program tersebut
sukses, maka perlu adanya mekanisme penilaian secara formal untuk mengevaluasi
progres pengembangan pegawai. Selain itu perlu juga dilakukan kegiatan
akreditasi atau sertifikasi pegawai yang menyatakan sejauh mana mereka telah
memiliki kompetensi dan pengetahuan yang diperlukan organisasi. Selanjutnya,
bila standar-standar kinerja tertentu telah dicapai oleh pegawai yang
bersangkutan untuk menduduki jabatan yang lebih tinggi, maka pegawai tersebut
akan dipromosikan ke jabatan tersebut.
d. Evaluasi pelatihan
Setelah pelatihan
dilaksanakan, maka untuk menilai efektifitasnya perlu dilakukan evaluasi.
Evaluasi bisa dilakukan pada saat diklat atau evaluasi paska diklat (setelah
peserta diklat bertugas pada level jabatan yang telah ditentukan). Evaluasi
pelatihan dilakukan dengan membandingkan hasil-hasil sesudah pelatihan dengan
kriteria yang diharapkan oleh manajemen. Dalam hal pelatihan yang bersifat
pengembangan, diperlukan evaluasi tentang perubahan sikap dan perilaku peserta
di bidang pekerjaan yang nantinya bisa di uji melalui wawancara atau unjuk
kinerja. Dengan cara seperti ini, organisasi dapat menentukan apakah usaha yang
telah dilakukan untuk pengembangan pegawai hasilnya telah sesuai dengan yang
diharapkan (perubahan-perubahan yang telah dilakukan dapat memenuhi gap kinerja
perusahaan).
Akhirnya, pelatihan
berbasis kompetensi yang sukses paling tidak akan menghasilkan hal-hal berikut:
·
meningkatkan produksi;
·
mengurangi kesalahan dan kecelakaan;
·
mengurangi perputaran pekerja;
·
menurunkan pengawasan;
·
mempunyai kemampuan menggunakan kapabilitas
baru; dan
·
terjadi perubahan sikap dan perilaku menjadi lebih
baik.
Bila hasil yang telah diharapkan dapat
dicapai melalui pelatihan ini, maka organisasi dapat menggunakan
kompetensi-kompetensi yang telah diidentifikasi tersebut sebagai standar atau
kriteria untuk menentukan program pengembangan pegawai selanjutnya.
BAB III
PENUTUP
3.1 Kesimpulan
Sistem Pelatihan berbasis kompetensi
merupakan suatu pendekatan pelatihan yang diarahkan kepada hasil yang spesifik
dan terukur bagi peserta diklat. Sistem pelatihan ini mengajarkan tidak hanya
tentang materi-materi pelatihan yang terkait dengan kinerja suatu pekerjaan,
akan tetapi juga bagaimana mengidentifikasi tingkat kompetensi yang dibutuhkan untuk level jabatan
tertentu. Yang lebih penting, pelatihan berbasis kompetensi akan lebih
memberikan banyak praktik dari pada teori, sehingga para peserta diklat akan
menjadi terampil dan mahir menguasai bidang yang dipilihnya.
Sistem Pelatihan Berbasis Kompetensi
sangat bermanfaat tidak hanya bagi organisasi, tetapi juga bagi pegawai itu
sendiri. Bagi organisasi system pelatihan ini dapat meningkatkan kinerja
organisasi, sedangkan bagi pegawai dapat meningkatkan motivasi untuk berkarir
lebih tinggi. Oleh karena itu model diklat seperti ini perlu diadopsi oleh
organisasi manapun, terutama yang berorientasi bisnis. Untuk mengembangkan
pelatihan berbasis kompetensi kita perlu melakukan analisis keahlian-keahlian
(skills) yang dibutuhkan oleh suatu jabatan. Dengan demikian kita dapat
menentukan pengetahuan dan keahlian serta level kompetensi yang harus diberikan
kepada para peserta agar mereka dapat melaksanakan tugas-tugas sesuai jabatan
yang mereka duduki.
Tahapan-tahapan yang perlu dilakukan
dalam merancang pengembangkan pelatihan berbasis kompetensi meliputi: 1).
Perencanaan pelatihan untuk individu pegawai; 2). Menilai kompetensi pegawai;
3). Melaksanakan pelatihan berbasis kinerja; 4). Evaluasi dan validasi
pelatihan.
Pelatihan berbasis kompetensi yang
sukses paling tidak akan meningkatkan produksi, mengurangi kesalahan dan
kecelakaan, mengurangi perputaran pekerja, menurunkan pengawasan, mempunyai
kemampuan menggunakan kapabilitas baru, dan terjadi perubahan sikap dan
perilaku menjadi lebih baik.
DAFTAR PUSTAKA
Maliki, M.A. (2013), Diklat Berbasis Kompetensi,
http://www.slideshare.net/malikiesa/diklat-berbasis-kompetensi, didownload
tanggal 2/12/2014.
Setiawan, Budi (2010), Teknik
penyusunan Model Kompetensi,
http://www.slideshare.net-/dash_cons/Teknik-penusunan-kompetensi?related=3,
didownload tanggal 2/12/2014.
Siregar D (2008), Membangun
Kompetensi, http://www.slideshare.net/malikiesa/diklat-berbasis-kompetensi,
didownload tanggal 2/12/2014.
Witoyo, Bowo (2008), Proses Pelatihan
Berbasis Kompetensi, http://www.slideshare.net-/bowo70/prose-pelatihan-berbasis-kompetensi,
didownload tanggal 2/12/2014.
Tidak ada komentar:
Posting Komentar