BAB I
PENDAHULUAN
- Pendahuluan
Kalau
kita mendengar istilah Manajemen Perkantoran Modern, pastilah kita memikirkan
sesuatu tempat dalam sebuah ruangan yang berisi meja, kursi yang dilengkapi
dengan perlengkapan serba canggih masa kini. Di balik meja yang rapi dan bersih
duduk seorang yang berdasi di depannya terpampang beberapa alat dukung seperti:
telepon, Laptop yang standby dengan monitor terbuka dan berisi fitur-fitur canggih yang
melambangkan dunia maya dan seterusnya dan seterusnya. Itulah gambaran awal
kita ketika membaca atau mendengar kata “Manajemen Perkantoran Modern”. Sepakat
? Manajemen perkantoran modern adalah suatu cara tata kelola dalam dunia
perkantoran itu sendiri. Mengapa demikian karena kita saat ini dan seterusnya
dihadapkan pada tata kelola yang semakin rumit dan memerlukan sumber daya
manusia yang up to date…..Oleh karena itu Manajemen
Perkantoran dapat dikatakan sebagai upaya penjurusan dan pengawasan dari sebuah
kantor untuk mencapai tujuannya yang khusus dengan cara yang sehemat-hematnya. Peralatan yang canggih tentu
bertujuan untuk efektifitas dan efesiensi atau hemat dalam segalanya. Dari Manajemen
Perkantoran dapat kita mengetahui fungsi kantor dalam birokrasi
kepemerinatahan, dalam perusahaan, pengertian kantor, aspek-aspek
manajemen perkantoran, tugas seorang manajemen perkantoran serta pengawasannya.
Dalam hal ini seorang kepala kantor haruslah orang yang mempunyai keahlian
manajemen yang didukung oleh latar belakang Sumber Daya manusia yang mumpuni baik dari segi: pendidikan,
kepribadian,
pengalaman, integritas atau bakat seseorang aebagai manajer atau sebagai pejabat
disebuah kantor yang dipimpinnya.
- Rumusan Masalah
Adapun rumusan masalah dalam makalah
kami ini adalah sebagai berikut.
1. Apa yang dimaksud dengan pengertian kantor ?
1. Apa yang dimaksud dengan pengertian kantor ?
2. Apa yang dimaksud dengan
manajemen perkantoran?
3. Apa yang dimaksud dengan
perkantoran modern?
4. Apa yang dimaksud dengan prinsip-prinsip
perkantoran modern?
- Tujuan
Adapun tujuan dari makalah saya ini adalah sebagai berikut :
- Agar mahasiswa dapat mengetahui
apa yang dimaksud dengan pengertian kantor ?
- Agar mahasiswa dapat mengetahui
apa yang dimaksud dengan manajemen perkantoran?\
- Agar mahasiswa dapat mengetahui
apa yang dimaksud dengan perkantoran modern?
- Agar mahasiswa dapat mengetahui
apa yang dimaksud dengan prinsip-prinsip perkantoran modern
BAB II
PEMBAHASAN
- Pengertian Kantor
Perkantoran kantor berasal dari kata bahasa Belanda
“kantoor” dan sering dipadankan dengan perkataan “Office” yang berasal dari
bahasa Inggris. Prajudi (1976:60) telah menjelaskan pengertian kantor yang bisa
berarti:
- Ruang atau
kamar kerja, atau ruang tulis
- Markas,
atau ruang (kompleks) di mana seorang pengusaha beserta stafnya
menjalankan stafnya menjalankan aktivitas-aktivitas pokoknya.
- Biro atau
tempat kedudukan pimpinan dari suatu administrasi.
- Instansi,
badan, jawatan, perusahaan.
Sedang
perkataan bahasa Inggris “Office” dapat berarti:
- Kewajiban,
tugas, fungsi (duty, task function).
- Jabatan
(tenure of official position).
- Markas tau
ruang di mana seorang pengusaha dan stafnya menjalankan aktivitas usaha
pokoknya (quarters, or staff or collective authority of company,
government department, etc.)
- Jasa
pelayanan (service, kind help)
- Tugas
pekerjaan, komposisi dari urusan-urusan tertentu (the work which it is
some body’s duty to do, work, and duties)
- Tempat,
gedung, yang dipakai sebagai pusat kerja tata usaha (place building,
rooms, of bussiness and clerical works).
Dari berbagai pengertian perkataan “kantor” dan perkataan
“office” seperti tersebut di atas, yang kemudian berkembang di Indonesia dengan
perkataan kantor adalah lebih diartikan sebagai tempat atau ruangan dan
proses kegiatan penanganan data/informasi. Dalam hubungan ini yang dimaksud
dengan penanganan adalah pengumpulan, pencatatan, pengolahan, penyimpanan dan
pendistribusian atau penyimpanan data/informasi. Dengan demikian pengertian
kantor dapat dirumuskan sebagai berikut:
- Tempat
atau ruangan penyelenggaraan kegiatan pengumpulan, pencatatan, pengolahan,
penyimpanan dan pendistribusian atau penyampaian data/informasi.
- Proses penyelenggaraan kegiatan
pengumpulan, pencatatan, pengolahan, penyimpanan dan
pendistribusian/penyampaian data/informasi.
Disamping
pengertian kantor dalam arti tempat atau ruangan dan kantor dalam arti proses
seperti tersebut di atas, kantor juga sering diartikan ssebagai sarana
pemusatan kegiatan-kegiatan yang bersifat administrative atau tepatnya
kegiatan-kegiatan yang bersifat manajerial dan fasilitatif. Contoh:
Kegiatan pokok Departemen Dalam Negeri tentunya berlangsung di mana-mana di
seluruh pelosok Indonesia, akan tetapi kalau seseorang menanyakan “Departemen
Dalam Negeri?” jawaban yang diberikan adalah tempat (kantor) berkumpulnya
pejabat dan staf serta segenap pegawai setiap hari melakukan kegiatan-kegiatan
yang sifatnya admninistratif.
Jadi
jelas dari pengertian di atas bisa dipahami bahwa pengertian kantor bisa
berarti tempat, ini yang biasa disebut dalam arti statis. Kantor juga bisa
dalam arti proses, ini yang biasa disebut dalam arti dinamis. Kantor juga
dalam arti sarana, ini yang biasa disebut dalam arti fungsional. Akan tetapi
dalam arti yang manapun, sasaran utama dalam kegiatan kantor adalah penangan
data/informasi. Untuk penanganan data/informasi ini jelas diperlukan bangunan
atau ruangan, orang-orang atau pegawai yang menyelenggarakan, biaya serta tata
laksana kerja.
- Manajemen
Perkantoran
Sebagaimana kegiatan-kegiatan lainnya kegiatan
perkantoran perlu direncanakan, diorganisasikan, dogerakkan semua sumber daya
yang terlibat atau dilibatkan, perlu diawasi serta dikendalikan
sebagik-baiknya. Dalam terminologi tidak selalu para ahli memberikan rumusan yang
sama.
The Liang Gie (1995:2-4) mengutip beberapa perumusan
pengertian manajemen perkantoran dari para ahli, antara lain sebagai berikut:
Arthur Grager
“Office management is the function of administering the commonication and
record service of an organization” (Manajemen Perkantoran adalah fungsi tata
penyelenggaraan terhadap komonikasi dan pelayanan waktu dan suatu organisasi)
William Leffingwell & Edwin Robinson “Office
management as e function, is the branch of the art and science of management which
is concerned with the effecient performance of office work, whenever and
wherever that work is to be done” (Manajemen perkantoran sebagai sesuatu fungsi
adalah cabang dari seni dan ilmu manajemen yang berkenaan dengan pelaksanaan
pekerjaan perkantoran itu harus dilakukan).
Hal Nourse “It seems to me that office management in the
broather sense might embrance, not only the generally accepted service
function, but also the arise og functional control administrative direction of
most clerical and paperwork”. (manajemen perkantoran dalam arti lebih luas
dapat mencakup tidak hanya fungsi-fungsi pelayanan perkantoran yang telah
diterima pada umumnya, melainkan juga bidang-bidang mengenai kontrol fungsional
dan pengarahan administratif terhadap kebanyakan pekerjaan kertas dan tulis).
George Terry “Office management can be defined as the
planning can defined as the planning, controlling, and organizing of office
work, and actuating those performing is so as to achieve the predetermined
objective it deals with the life cycle of bussiness information, and retention,
if of permanent value, of destuction if absolute. (Manajemen perkantoran dapat
didefinisikan
sebagai perencanaan, pengendalian, dan pengorganisasian pekerjaan perkantoran,
serta
menggerakkan mereka yang melaksanakannya agar mencapai tujuan-tujuan yang telah
ditentukan terlebih dahulu ini bersangkut paut dengan peredaran hidup data dan
keterangan perusahaan dari sejak penciptaannya melalui pemeliharaan, penyebaran
dan penyimpanannya kalau memiliki nilai tetap atau pemusnahannya kalu usang).
Setelah mengemukakan rumusan dari beberapa ahli, The
Liang Gie kemudian mengemukakan rumusannya mengenai manajemen perkantoran.
Dia mengatakan:
Pada pokoknya manajemen perkantoran modern merupakan
rangkaian aktivitas merencanakan, mengorganisasikan (mengatur dan menyusun),
mengarahkan (memberikan arah dan petunjuk), mengawasi, dan mengendalikan
(melakukan kontrol) sampai menyelenggarakan secara tertib sesuatu hal. Hal atau
sasaran yang terkena oleh rangkaian kegiatan itu pada umumnya ialah office work
(pekerjaan perkantoran)”.
Dari berbagai rumusan mengenai manajemen perkantoran,
jelas yang terkandung di dalambya meliputi rangkaian kegiatan:
- Tata
penyelenggaraan;
- Pelaksanaan
secara efesien;
- Pengendalian,
pengawasan dan pengarahan
- Perencanaan,
pengendalian, pengorganisasian, dan penggerakan.
Oleh karena itu, secara ringkas manajemen perkantoran
sebagai cabang seni dan ilmu manajemen dapat dirumuskan pengertiannya sebagai
rangkaian kegiatan perencanaan, pengorganisasian, penggerakan, dan pengawasan
serta pengendalian pekerjaan-pekerjaan perkantoran.
Namun demikian, perlu kita perlu sadari bahwa cakupan
kegiatan perkantoran tidak hanya kegiatan perkantoran tersebut, antara lain
misalnya mengenai pegawai kantor, biaya perkantoran, prosedur dan metode
perkantoran, serta lain-lain.
Perkantoran administrasi dan manajemen umumnya dianggap
sebagai kata-kata sepadan, hal itu misalnya hal itu ditegaskan oleh salah satu
terbitan Perserikatan Bangsa-Bangsa (PBB) sebagai berikut:
The terms Adminsitration and Management are more being
used synonymously. While the terms administration has been applied more to the
counduct of public affairs and the terms manajement more to thet off bussiness
interprise, there has been tedency in recent is recent time for management to
be use to a grater degree in public affairs”
(Istilah-istilah Administrasi dan manajemen makin lama
makin banyak digunakan secara satu arti. Walaupun istilah Administrasi telah
diteranpkan lebih banyak bagi tindakan dalam urusan-urusan negara dan istilah
manajemen lebih banyak pada urusan-urusan perusahaan, pada waktu akhir-akhir
ini terdapat kecendrungan untuk manajemen dipergunakan dalam derajat yang luas
bagi unsur-unsur negara) Konsepsi tata usaha sebagai pekerjaan perkantoran yang
intinya adalah tugas pelayanan merupakan rangkaian yang terdiri dari 6 (enam)
aktivitas yaitu:
- Menghimpun,
yaitu kegiatan-kegiatan yang mencari dan mengusahakan tersedianya segala
keterangan yang tadinya belum ada atau berserakan dimana-mana sehingga
siap untuk dipergunakan bila diperlukan.
- Mencatat,
yaitu kegiatan yang berhubungan dengan berbagai peralatan tulis yang
diperlukan sehingga terwujud tulisan yang mudah dibaca, dikirim dan
disimpan, termasuk dengan alat rekam suara atau film di era modern.
- Mengolah, yaitu
bermacam-macam kegiatan mengerjakan keterangan-keterangan dengan maksud
agar mudah untuk digunakan.
- Mengganda,
yaitu kegiatan memperbanyak dengan pelbagai cara dan alat sebanyak jumlah
yang diperlukan.
- Mengirim,
yaitu kegiatan menyampaikan dengan berbagai cara dan alat dari satu pihak
kepihak lain.
- Menyimpan,
yaitu kegiatan menaruh dengan berbagai cara dan alat ditempat
tertentu yang aman.
- Perkantoran
Modern
Kamus besar Bahasa Indonesia (2002) mengartikan perkataan
modern dengan “terbaru” “mutakhir”, “sikap dan cara berfikir serta bertindak
sesuai dengan tuntutan jaman”. Dalam hal kantor, maka sifat, sikap dan cara
berfikir serta bertindak sebagaimana disebutkan dalam istilah modern adalah
berkenaan dengan penanganan data/informasi. Perkantoran modern mempunyai
ciri-ciri:
- Memiliki
bangunan dan tata ruang yang baik,
- Menggunakan
alat dan perlengkapan termasuk mebeler yang tepat,
- Para
pegawai dalam melaksanakan tugas-tugasnya berdisiplin profesional
- Memiliki
sikap dan cara berfikir serta bertindak sesuai dengan tuntutan jaman.
- Mendayagunakan
biaya, menerapkan tatalaksana yang demokratis, efektif, efesiensi,
produktif, berkeadilan, dan perlakuan manusiawi.
Geoffry mills dkk (1990) menegaskan dalam bukunya “Modern
Office Management” bahwa teknologi baru terus mengalami kemajuan, terutama
dalam bidang “komonikasi dan pengelolaan data”
Kendala yang dihadapi oleh kantor-kantor pemerintah
terutama sampai saat ini masih banyak kendala yang disebabkan oleh manajemen
birokrasi di pemerintahan dalam hal biaya pengadaan barang-barang yang
cenderung menghambat kemajuan kantor pemerintah itu sendiri, terutama
untuk kantor-kantor pemerintah di tingkat pedesaan yang masih sangat terpencil
letaknya dukungan komputerisasi masih belum merata, belum lagi kendala SDM
walau diakui kantor-kantor di wilayah perkotaan sudah mengarah ke sistem
manajemen yang lebih baik, misalnya dalam pengelolaan data atau informasi sudah
didukung dengan sistem pemrosesan data (electronic data processing) atau sering
disebut dengan SIM (Sistem Informasi Manajemen), walau patut diakui juga belum
sepenuhnya direalisasi kearah itu, namun sudah mengarah pada tahapan tersebut
(Computer based system).
Keuntungan-keuntungan apabila kantor didukung dengan
sistem komputerisasi adalah kecepatan, kecermatan, keterkinian komonikasi dan
pemrosesan data. Namun dari berbagai pertimbangan, itu mungkin dapat dilakukan
secara serentak atau simultan.
Kelemahan-kelemahan
menggunakan komputersisasi adalah sebagai berikut:
- Kerusakan
salah satu alat sebagai salah satu komponen, atau kesalahan yang terjadi
pada salah satu sub sistem akan mengganggu sistem secara keseluruhan.
- Kesalahan
dalam hal mengambil file induk untuk memasukkan data untuk disimpan, akan
menyulitkan penemuannya kembali pada saat diperlukan, lebih-lebih data
tersebut diperlukan sebagai dasar dalam pengambilan keputusan oleh
pimpinan akibatnya bila belum juga ditemukan akan menjadikan
keputusan yang diambil menjadi tidak sempurna, dan dapat dibayangkan
dampaknya mudah diperkirakan.
- Terinfeksinya
file-file penting oleh virus-virus akan sangat berpengaruh besar bagi
proses pengambilan keputusan.
Semakin modern suatu kantor, sifat dan cakupan
kegiatannya semakin menggelobal. Sehubungan dengan itu, semakin modern suatu
kantor semakin banyak informasi yang dapat diakses, semakin besar pula peluang
yang dapat dimanfaatkan untuk kepentingan organisasi atau instansinya. Akan
tetapi sebaliknya, dari keuntungan tersebut di atas kantor modern perlu
mewaspadai berbagai kemungkinan pengaruh negatif global yang bisa mengacaukan
kegiatannya dalam pengelolaan informasi. Kita masih ingat korban
virus yang terjadi pada pertenegahan Juli 2001 yang mengakibatkan korban
250.000 sistem di Amerika Serikat yang hanya dalam waktu 9 Jam. (Harian
Kompas Kamis 20 September 2001. halaman: 2)
- Prinsip-Prinsip Manajemen
Perkantoran Modern
Kamus Besar Bahasa Indonesia (2002)
menjelaskan bahwa prinsip sama dengan asas, yaitu kebenaran yang menjadi pokok
dasar berpikir, bertindak. Fayol (dalam Komarruddin, 1981) menekankan bahwa
penggunaan kata "prinsip" bukan hukumhukum abadi, tetapi hanya
merupakan petunjuk praktis yang dapat digunakan apabila keadaan membutuhkannya.
Kooritz (1972) mengatakan bahwa prinsip-prinsip manajemen adalah fleksibel,
tidak mutlak, dan harus dapat digunakan tanpa memperhatikan perubahan dan
keadaan tertentu. Keeling, et. All (1978) dalam bukunya Administrative
Office Management, dengan mengacu pada William H. Leffingwell,
mengatakan bahwa Lellingwell dipandang sebagai bapak manajemen kantor, adalah
seorang penggagas pertama dengan menerapkan prinsip-prinsip manajemen ilmiah
pada pekerjaan kantor. Bukunya Scientific Office Management yang
diterbitkan pada tahun 1917 adalah mendahului dari semua studi modern dalam
manajemen kantor. Kelima prinsip dan pekerjaan yang efektif diilustrasikan
dalam gambar yang dimuat pada halaman 16 yang kemudian dikembangkan Keeling dan
kawan-kawan. Prinsip-prinsip ini dapat dikaitkan dengan pas pada manajemen di
semua pekerjaan.
Prinsip 1
Dapat dengan mudah manajer kantor
harus merencanakan pekerjaan apa yang harus dikerjakan dan bagaimana, kapan dan
di mana harus dikerjakan, dan oleh siapa harus dikerjakan.
Prinsip 2
Dengan memahami seluruh perencanaan
kantor dan organisasi serta pengembangan produk, manajer tersebut dapat
mengkoordinasikan upaya-upaya semua pegawai, mesin-mesin, dan informasi untuk
memformulasikan jadwal kerja yang sesuai dengan perencanaan.
Prinsip 3 dan 4
Lebih jauh, prosedur dan sistem
operasi yang tepat, praktik penyimpanan arsip, metode untuk melaksanakan
rencana juga pengukuran, standar dan tata letak untuk melaksanakan pekerjaan
harus dikembangkan secara efektif.
Prinsip 5
Mungkin yang paling penting, manajer
kantor menseleksi, melatih, memotivasi, mengkompensasi dan meningkatkan pegawai
untuk mempertahankan minat terhadap organisasi pada tingkat yang optimal.
Berikut dapat Anda cermati kelima prinsip kerja perkantoran yang efektif yang
diambil dari pendapat Leffingwell seperti tertera dalam gambar di bawah ini.
Untuk merencanakan secara benar,
Anda harus tahu :
|
1. Pekerjaan apa yang harus
dikerjakan;
2. Bagaimana pekerjaan dikerjakan;
3. Kapan pekerjaan dikerjakan;
4. Dimana pekerjaan dikerjakan;
5. Seberapa cepat pekerjaan
dikerjakan.
|
Suatu jadwal menjadi efektif,
harus di : ________________
|
1. Tentukan;
2. Selaraskan dengan jadwaljadwal
lain;
3. Laksanakan, walaupun sulit;
4. Mungkinkah diselesaikan;
5. Pelihara secara baku.
|
Pekerjaan harus dilaksanakan
______________________
|
1. Secara terampil;
2. Secara teliti;
3. Secara cepat;
4. Tanpa upaya yang tidak perlu;
5. Tanpa ada keterlambatan yang
tidak perlu.
|
Pekerjaan yang dilaksanakan
harus diukur _____________
|
1. Sesuai dengan potensi Anda;
2. Berdasarkan pada catatancatatan
yang lalu, oleh organisasi lain;
3. Berdasarkan kuantitas;
4. Berdasarkan kualitas.
|
Jika Pekerjaan Anda diselesaikan secara
efektif. Anda seharusnya diberi imbalan _______________________
|
1. Kondisi kerja yang baik;
2. Kesehatan;
3. Kebahagiaan;
4. Pengembangan diri;
5. Uang.
|
Komaruddin (1981) mengemukan
sembilan prinsip manajemen perkantoran sebagai berikut:
- Manajer kantor itu adalah
seorang eksekutif yang harus membuat rencana, menyusun organisasi, dan
melakukan pengawasan terhadap sebagian besar pekerjaan kantor yang harus
dilaksanakan, serta memimpin para pegawai dalam melaksanakan tugas mereka.
Manajemen tertinggi harus menyadari diri bahwa manajer kantor itu bukan
seorang penyelia yang semata-mata hanya berurusan dengan ketatausahaan
saja;
- Tata ruang kantor harus
direncanakan dengan ilmiah untuk menghindari gerakan yang tidak perlu
(mubazir), keterlambatan, dan kesukaran untuk menggapai pekerjaan atau
bahan-bahan;
- Mesin-mesin dan
perlengkapan-perlengkapan yang otomatis hendaknya dipergunakan apabila
hasilnya ekonomis;
- Kajian gerakan dan waktu (time
and motion study) penyederhanaan kerja dan pengukuran kerja hendaknya
diterapkan dalam pekerjaan kantor;
- Sistem dan prosedur kantor
harus dengan terus menerus diupayakan agar menjadi lebih efisien dan
mengurangi biaya;
- Sistem manajemen arsip/warkat
yang diperbaiki harus dikembangkan sesuai dengan pengawasan formulir. Hal ini
termasuk menghidangkan metode pengarsipan yang tidak efisien, penetapan
jadwal pemusnahan arsip, perbaikan sistem penelusuran arsip, dan
perencanaan perbaikan formulir kantor;
- Hubungan kepegawaian yang lebih
ilmiah harus dikembangkan melalui analisis pekerjaan, prgram Diklat,
nasihat kepegawaian, dan panduan perintah;
- Standar kualitas dan kuantitas
pekerjaan kantor harus digunakan dan dikembangkan;
- Kesadaran kerja, bersamaan
dengan konsep dasar manajemen ilmiah dalam pekerjaan kantor hendaknya
dikembangkan baik pada jiwa penyelia maupun pada sikap pegawai.
BAB III
PENUTUP
- Kesimpulan
perkataan kantor adalah lebih diartikan sebagai
tempat atau ruangan dan proses kegiatan penanganan data/informasi. Dalam
hubungan ini yang dimaksud dengan penanganan adalah pengumpulan, pencatatan,
pengolahan, penyimpanan dan pendistribusian atau penyimpanan data/informasi.
Dari berbagai rumusan mengenai manajemen perkantoran, jelas yang terkandung di
dalambya meliputi rangkaian kegiatan: Tata penyelenggaraan; Pelaksanaan
secara efesien;
Pengendalian,
pengawasan dan pengarahan Perencanaan, pengendalian, pengorganisasian, dan
penggerakan.
- Saran
Kami
memberikan sarah kepada pembaca dari pihak manapun agar dapat memberikan
kontribusi yang baik dalam makalah kami ini dan dapat diikuti atau diamalkan
dalan kesehariannya. Amin……..!
REFERENSI
Akhyar A. 2010. Modul 1
Manajemen Perkantoran. Fakultas Keguruan Dan Ilmu Pendidikan
Universitas Muhammadiyah Kendari.
Tidak ada komentar:
Posting Komentar